Qué preguntar antes de contratar un catering

Antes de consultar: qué tener definido

Cuanto más claro llegues a la primera consulta, más comparables van a ser las propuestas. No hace falta tener todo cerrado, pero sí lo básico para que cada catering cotice lo mismo.

• Fecha, horario de inicio y duración aproximada del evento.
• Lugar o zona, y si es casa, salón, quincho o espacio de oficina.
• Cantidad estimada de invitados, separando adultos y chicos.
• Formato: asado, buffet, menú servido, bocaditos o una combinación.
• Qué resolvés vos y qué esperás del catering: solo comida, o también personal, vajilla y bebidas.

Preguntas sobre el menú y las cantidades

• ¿Qué incluye exactamente cada opción de menú, plato por plato?
• ¿Cuántos gramos o unidades por persona calculan para cada componente?
• ¿El buffet se repone durante el evento o se entrega una cantidad fija?
• ¿Pueden adaptar platos para vegetarianos, celíacos o personas con alergias, y cómo evitan la contaminación cruzada?
• ¿Hay menú o porciones diferenciadas para chicos?
• ¿Se puede hacer una degustación antes de confirmar, y tiene costo?
• ¿Qué pasa con la comida que sobra: queda para el anfitrión o se la llevan?

Pedí las cantidades por persona en la propuesta. Así podés comparar dos presupuestos con la misma base y revisar si coinciden con lo que calculás para tu grupo.

Personal, vajilla y montaje

• ¿Cuántos mozos, cocineros o parrilleros van a estar y durante cuántas horas?
• ¿El personal viene uniformado y quién lo coordina el día del evento?
• ¿Incluye vajilla, cubiertos, copas, mantelería y bandejas, o hay que alquilarlos aparte?
• ¿Traen mesas de buffet, calentadores, heladeras o parrilla, o necesitan que el lugar los tenga?
• ¿Se encargan del montaje antes y de la limpieza y el retiro después?
• ¿Cuánto espacio de cocina, electricidad o agua necesitan en el lugar?

Traslado y horarios

• ¿El traslado hasta el lugar está incluido o se cobra aparte según la zona?
• ¿A qué hora llegan para armar y cuánto tiempo necesitan antes de servir?
• ¿Hasta qué hora se queda el personal, y qué pasa si el evento se extiende?
• ¿Cómo transportan la comida para mantenerla a la temperatura correcta?
• ¿Quién es el contacto el día del evento y cómo se lo ubica?

Seña, pagos y cancelación

La parte económica es la que más conflictos genera cuando no está clara desde el principio. No se trata solo del importe total: importa cuándo se paga, qué pasa si cambian los invitados y qué ocurre si hay que suspender.

• ¿Qué porcentaje o monto se deja como seña para reservar la fecha, y cuándo se paga el saldo?
• ¿Hasta cuándo se puede confirmar o modificar la cantidad final de invitados?
• ¿Qué pasa con la seña si cancelás, y con cuánta anticipación hay que avisar?
• ¿Qué pasa si el evento se posterga por lluvia u otro motivo ajeno a vos?
• ¿El precio incluye impuestos y emiten factura legal?
• ¿Qué conceptos se cobran como extra: horas adicionales, traslado, vajilla, propinas del personal?

Habilitaciones y responsabilidad

Preguntá con naturalidad si el catering cuenta con habilitación municipal y con los registros sanitarios que correspondan a su actividad, y si emite factura con su RUC. Un proveedor serio no se molesta por estas preguntas: suele tenerlo resuelto y lo muestra sin problema.

También vale preguntar cómo manejan la cadena de frío, quién prepara la comida y dónde, y si el personal que sirve tiene formación en manipulación de alimentos. En eventos de empresa, compras o administración pueden pedir documentación adicional para dar de alta al proveedor.

Lo que tiene que quedar por escrito

• Nombre o razón social de quien presta el servicio y su contacto.
• Fecha, horario y lugar del evento.
• Cantidad de invitados y fecha límite para ajustarla.
• Menú completo, con cantidades por persona o por bandeja.
• Personal incluido, horas de servicio y equipamiento.
• Importe total, seña, forma y fechas de pago, y si incluye factura.
• Condiciones de cambio, postergación y cancelación.
• Qué no está incluido.

Un mensaje de WhatsApp con el resumen acordado ya es un respaldo. Mejor todavía, una propuesta en PDF o un contrato firmado por las dos partes.

Señales de alerta

• No quiere detallar el menú ni las cantidades por persona.
• Pide todo el pago por adelantado y sin comprobante.
• No emite factura ni da un nombre o razón social claros.
• Cambia las condiciones cuando ya dejaste la seña.
• No responde con claridad qué pasa si cancelás o se posterga el evento.
• La propuesta es mucho más barata que las demás y no explica qué deja afuera.
• Tarda días en responder antes de la contratación: difícilmente mejore después.

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